Las Diez Mejores Prácticas Para Las Cuentas a Pagar

Las Diez Mejores prácticas para las cuentas a pagar

El saludable flujo de capital de trabajo es de suma importancia para todos los negocios. Esto es especialmente cierto para las pequeñas y medianas empresas. Las cuentas a pagar, cuando se gestiona adecuadamente, puede ser una estrategia eficaz para liberar y proteger el capital de trabajo. Aquí hay diez mejores prácticas para la gestión de las cuentas por pagar:

1. Desarrollar un documento de cuentas políticas y procedimientos por escrito a pagar. Una política por escrito: (a) facilita la formación de los empleados, (b) ayuda a establecer una respuesta coherente de las situaciones de rutina y, (c) puede crear un marco para la adecuada delegación de responsabilidades.

2. Identificar las funciones incompatibles y poner en práctica la segregación apropiada de estas funciones. Por ejemplo, los empleados que autoricen facturas para el pago no deberían tener la posibilidad de editar archivos maestros de proveedores, así también, los empleados que pueden editar archivos maestros de proveedores no deben ser permitidos para procesar las facturas de proveedores. Siempre que sea posible designar a alguien, de lo contrario no participan en el proceso de cuentas por pagar, para monitorear cambios en los archivos maestros de proveedores.

3. Siempre que sea posible hacer compras a sólo ofertantes de pre-aprobados. Esto podría ayudar a negociar términos más favorables.

4. Cuando los nuevos proveedores se añaden al sistema, asegúrese de enviar un nuevo proveedor carta de bienvenida. La carta debe detallar dónde se deben enviar las facturas y toda la información necesaria para procesar las facturas de proveedores tales como los formularios W-9, que son necesarios para la preparación anual del formulario 1099. Hay fuertes multas en caso de incumplimiento con 1.099 informes.

5. Tener todas las facturas de los proveedores se envían a los departamento de cuentas por pagar, en el que se debe registrar, antes de ser enviados para las aprobaciones. Este procedimiento reduce la incidencia de facturas perdidas y desaparecidas.

6. No entrar en las facturas de proveedores como un lote. En su lugar, entrar en cada factura por separado ya que esto facilita la resolución de las diferencias y proporcionar un mejor seguimiento de auditoría.

7. Establecer unos procedimientos específicos para el procesamiento de facturas de proveedores, incluyendo la asignación de números de factura, (donde las facturas de proveedores no están numeradas o en el caso de documentos internos, como los reembolsos de gastos de los empleados) e introduciendo los números de factura.

8. El importe de la factura se debe ingresar como facturado. Las notas de débito y ajustes se deben fijar de forma separada ya que esto facilita la conciliación de cuentas y la resolución de las diferencias.

9. Definir los códigos predeterminados de distribución en general, siempre que sea posible, como parte del nuevo proveedor establecer procedimientos. Código de todas las facturas de los proveedores con los códigos del libro mayor aplicables antes de publicar. Ambos procedimientos reducen la posibilidad de errores.

10. facturas de los proveedores de pago oportuno y tomar ventaja de los descuentos disponibles. Los descuentos pueden añadir hasta un ahorro efectivo significativos, y las facturas que pagan constantemente a tiempo puede ayudar a evitar el desembolso de dinero en efectivo para multas y los intereses y, establecer las bases para la negociación de mejores condiciones de los proveedores.